Din indbakke blinker med en ny anmodning om aktindsigt. Sagen rummer flere hundrede siders e-mails, notater og bilag på tværs af forskellige afdelinger. Du ved allerede, at det betyder adskillige dages intenst rugbrødsarbejde med at læse, lede og overstrege, før du overhovedet kan foretage en juridisk vurdering. Men det behøver ikke at dræne kalenderen helt. Her får du opskriften på, hvordan du kan bruge teknologi til at samle trådene, skære timerne af det tunge arbejde og bevare det fulde faglige overblik.
Teknologien er ikke kommet for at erstatte sagsbehandleren eller træffe de svære juridiske valg. Den er her for at rydde skrivebordet for det monotone tastearbejde, så der er tid til den egentlige faglighed. Det gælder ikke mindst i offentlige miljøer, hvor kravene til sikkerhed og compliance er høje. Læs mere om rammerne i vores artikel om AI i den offentlige sektor: Strategi og tryg implementering.
Indholdsfortegnelse
- Maskinen finder nålen, du vurderer høstakken
- 3 trin til at sætte den digitale assistent i sving
- Er det overhovedet sikkert at uploade sagsakter?
- Fra 15 timer til et skarpt overblik på samme dag
Maskinen finder nålen, du vurderer høstakken
Tænk på teknologien som en ultrahurtig, men uerfaren studentermedhjælper. Den kan læse 500 sider på få sekunder og finde alle de steder, hvor et bestemt navn, et beløb eller en adresse optræder.
Selve effektiviseringen opstår i forarbejdet. I stedet for at du skal skumme dokumenter igennem manuelt for at finde personfølsomme oplysninger, beder du systemet om at lave et kort. Det peger på, hvor informationen gemmer sig. Derefter er det dig, som fagperson, der går ind på de specifikke sider og vurderer, om oplysningerne skal udleveres eller undtages.
3 trin til at sætte den digitale assistent i sving
At få succes med AI-assisteret aktindsigt kræver, at du lærer at afgive en præcis ordre. Beder du bare systemet om at "hjælpe med aktindsigten", aner det ikke, hvad det skal kigge efter. En af de vigtigste kompetencer i moderne sagsbehandling er evnen til at skrive en god prompt – altså en klar instruks.
Her er de tre trin i praksis, med konkrete prompts du kan bruge direkte:
Trin 1: Kortlæg de personfølsomme oplysninger
Det første du gør, er at bede systemet om at identificere, hvor i dokumentet de følsomme oplysninger befinder sig. Du sletter eller ændrer ingenting endnu. Du laver bare et kort.
Brug denne prompt:
"Du fungerer som en administrativ assistent. Jeg har vedhæftet et dokument på [X] sider vedrørende [sagstype, fx en byggesag eller en klagesag]. Gennemlæs hele dokumentet. Lav en struktureret liste over alle sidetal, hvor der nævnes: personnavne, CPR-numre, adresser, bankoplysninger, direkte mailadresser på borgere eller andre oplysninger, der kan identificere en enkelt person. Du skal ikke slette noget og ikke vurdere noget. Giv mig udelukkende et overblik i listeformat med sidetal og en kort beskrivelse af, hvilken type oplysning der er tale om."
Hvad du får tilbage: En struktureret liste, fx:
- Side 4: Fuldt personnavn og privatadresse på klager
- Side 11: E-mailadresse på borger
- Side 23–24: Bankkontonummer i bilag
- Side 31: CPR-nummer i brev
Du har nu et arbejdskort i stedet for 80 løse sider.
Trin 2: Vurder hvilke oplysninger der skal undtages
Nu bruger du dit faglige skøn. Med listen fra trin 1 går du direkte til de relevante sider og vurderer, om oplysningerne falder under undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens § 30 (personfølsomme oplysninger), § 33 (private forhold) eller anden relevant lovgivning.
Du kan bruge AI som sparringspartner her – men aldrig som beslutningstager. En prompt der støtter processen uden at erstatte din vurdering:
"Jeg er ved at behandle en aktindsigtsanmodning. På side [X] fremgår følgende oplysning: [indsæt oplysning, anonymiseret hvis muligt]. Kan du hjælpe mig med at strukturere min vurdering af, om denne oplysning typisk vil falde under undtagelsesbestemmelserne i dansk offentlighedslov? List de relevante hensyn for og imod udlevering, uden at konkludere. Jeg træffer selv den endelige beslutning."
Hvad du får tilbage: Et struktureret overblik over de juridiske hensyn, som du derefter selv vejer mod hinanden. Maskinen argumenterer ikke – den organiserer.
Trin 3: Generer en dokumenteret sagsoversigt
Når vurderingen er foretaget, skal aktindsigten dokumenteres. Her kan AI spare dig for timevis af opsummerende skrivearbejde.
Brug denne prompt:
"Jeg har gennemgået et sagsdokument og truffet beslutning om hvilke oplysninger der udleveres, og hvilke der undtages. Hjælp mig med at udarbejde en struktureret sagsoversigt til journalisering. Oversigten skal indeholde: 1) En kort beskrivelse af sagens indhold, 2) En liste over de dokumenter der indgår, 3) En oversigt over hvilke sider/afsnit der er undtaget og med hvilken begrundelseskategori. Brug en neutral, administrativ tone. Her er mine noter: [indsæt dine noter]."
Hvad du får tilbage: Et udkast til sagsoversigt, som du kvalitetstjekker og tilpasser. Det tager ti minutter i stedet for en time.
Er det overhovedet sikkert at uploade sagsakter?
Sikkerhed og GDPR er helt naturligt den største bekymring på offentlige kontorer. Man må under ingen omstændigheder uploade borgernes data til åbne, offentlige sprogmodeller på nettet, da informationerne her kan blive brugt til at træne systemerne videre. Det understreger vigtigheden af at forstå, hvordan I overholder lovgivningen og EU AI Act.
Heldigvis er det muligt at etablere sikre, lukkede miljøer. Ligesom jeres e-mailsystem er lukket land for omverdenen, kan en styrelse eller en kommune have sin egen interne AI-løsning, hvor data aldrig forlader jeres servere.
De tre spørgsmål du skal stille, før du uploader noget:
- Er systemet godkendt af jeres IT-sikkerhedsafdeling? Har I en databehandleraftale med leverandøren?
- Forlader data jeres egne servere? Åbne tjenester som den gratis version af ChatGPT er ikke godkendte til sagsbehandling med persondata.
- Er der en logning af, hvad der uploades og hvornår? Compliance kræver sporbarhed.
Kun hvis alle tre svar er ja, må du arbejde med reelle sagsakter i systemet. Er du i tvivl, brug anonymiserede testdokumenter eller kontakt din DPO.
Vi hos Poulsen & Vinding rådgav eksempelvis medarbejdere hos Lægemiddelstyrelsen i forbindelse med en sikker AI-integration, hvor netop compliance og en nul-fejl-kultur var afgørende fra start. Læs mere om fundamentet i Sikker AI i det offentlige: Din guide til at beskytte data og borgere.
Fra 15 timer til et skarpt overblik på samme dag
Forestil dig en juridisk konsulent i en mellemstor kommune, der tidligere brugte op mod 15 timer på manuelt at gennemlæse og farvekode dokumenter i komplicerede anmodninger. Det var tid væk fra borgerservice og andre presserende sager.
Sådan så arbejdsgangen ud før:
- Time 1–4: Første gennemlæsning af alle dokumenter
- Time 5–9: Manuel markering af potentielt følsomme oplysninger på tværs af afdelinger
- Time 10–13: Juridisk vurdering og sagsnotat
- Time 14–15: Dokumentation og journalisering
Sådan ser den ud efter implementering af et lukket AI-værktøj:
- Time 1 (AI): Systemet scanner og indekserer alle filer og genererer en rapport over potentielt fortrolige oplysninger
- Time 2–4 (fagperson): Konsulenten gennemgår præcis de sidetal, maskinen har fremhævet, og foretager den juridiske vurdering
- Time 5 (AI + fagperson): Udkast til sagsoversigt genereres og kvalitetstjekkes
Opgaven, der tog en hel uge, løses på én formiddag. Kvaliteten af den juridiske vurdering er den samme. Vejen dertil er blevet markant kortere.
Det er kernen i en fornuftig tilgang til AI i det offentlige: teknologien løfter det tunge forarbejde, mens fagpersonen træffer de beslutninger, der kræver erfaring og dømmekraft. Start med én sagstype, ét lukket system og de tre prompts ovenfor. Derfra kan tilgangen skaleres.
Ofte stillede spørgsmål
Bruno Poulsen er partner i Poulsen & Vinding, et konsulenthus der hjælper danske virksomheder og styrelser med at tage generativ AI i brug i den daglige drift. Han er senior underviser hos Bigum&Co gennem 10+ år og har siden 2023 stået bag AI-implementeringer, foredrag og workshops for blandt andre Lægemiddelstyrelsen, GS1 Danmark, Bornholms Højskole og 30+ bornholmske SMV’er via Business Center Bornholm. Skriver om praktisk anvendelse af AI-værktøjer, prompt engineering og hvordan ledelser kommer i gang mandag morgen kl. 08.00.
