Din CFO bruger fire timer hver måned på at konsolidere salgstal fra forskellige faner i et regneark, kopiere dem over i et nyt ark og manuelt lave opsummeringer. Det er ikke strategisk arbejde. Det er rugbrødsarbejde forklædt som analyse. Gemini i Google Sheets kan overtage præcis den type opgaver, så du (eller din CFO) kan bruge tiden på det, tallene faktisk fortæller jer. Denne artikel giver dig konkrete formler og prompts til at komme i gang. Har du brug for det fulde overblik over Geminis muligheder først, kan du starte med vores komplette guide til Google Gemini.
Indholdsfortegnelse
- Hvad kan Gemini faktisk gøre i dit regneark?
- Tre konkrete opgaver, du kan automatisere i dag
- De fejl, du skal undgå
- Sådan kommer du fra nul til første resultat
Hvad kan Gemini faktisk gøre i dit regneark?
Når vi taler om Gemini i Google Sheets, taler vi om to ting: den indbyggede AI-hjælpefunktion i sidebjælken og =AI()-funktionen, der arbejder direkte i cellerne. Begge dele er designet til, at du kan skrive i almindeligt dansk, hvad du gerne vil have ud af dine data.
Sidebjælken bruger du til at stille spørgsmål om hele arket, bede om formelforslag eller få opsummeringer af et datasæt som helhed.
=AI()-funktionen bruger du direkte i en celle, når du vil køre den samme instruktion ned gennem mange rækker, fx kategorisere 200 rækker tekst på én gang.
Det betyder, at du kan bede Gemini om at kategorisere fritekst, opsummere lange datasæt, skrive formler for dig og generere enkle analyser. Du behøver ikke kunne skrive avancerede formler i forvejen. Du skal bare kunne beskrive, hvad du har brug for.
Tænk på det som forskellen mellem at ringe til IT-afdelingen og vente tre dage, eller bare at skrive dit spørgsmål direkte i regnearket og få svar med det samme. Hvis du er nysgerrig på, hvad Gemini egentlig er under motorhjelmen, har vi en særskilt artikel, der forklarer det uden teknisk volapyk.
Tre konkrete opgaver, du kan automatisere i dag
1. Kategorisering af fritekstdata
Scenarie: Du har et ark med 200 leverandørtilbud. Kolonne A indeholder leverandørnavn, kolonne B indeholder en fritekstbeskrivelse af tilbuddet. Manuelt at sortere dem i kategorier tager en halv dag.
Sådan gør du:
Indsæt følgende formel i celle C2 og træk den ned gennem alle rækker:
=AI("Kategorisér følgende tekst i én af disse kategorier: Emballage, Råvarer, Transport, Andet. Svar kun med kategorinavnet, ingen forklaring. Tekst: "&B2)
Når formlen er trukket ned til C201, har du kategoriseret alle 200 rækker. Halv dag bliver til ti minutter.
Vil du i stedet bruge sidebjælken til at kategorisere et mindre sæt? Markér kolonne B, åbn Gemini-sidebjælken og skriv:
Kategorisér indholdet i de markerede celler i én af følgende kategorier: Emballage, Råvarer, Transport, Andet. Lav en ny kolonne med resultatet.
2. Automatisk opsummering af kundefeedback
Scenarie: Du har 150 kundehenvendelser i kolonne C og skal finde de hyppigste klager uden at læse dem alle.
Sådan gør du:
Åbn Gemini-sidebjælken og skriv:
Læs teksterne i kolonne C, række 2 til 150. Hvad er de tre hyppigste klager? Opsummér hver i én sætning og angiv cirka hvor mange rækker der nævner hvert tema.
Du får et udgangspunkt, der tager to minutter i stedet for to timer.
Vil du have opsummeringen direkte i arket, én celle ad gangen? Brug =AI() i kolonne D:
=AI("Opsummér følgende kundehenvendelse i maksimalt 15 ord: "&C2)
Træk formlen ned, og du har en kort opsummering af hver enkelt henvendelse i en ny kolonne. Nyttigt, hvis du efterfølgende vil filtrere eller sortere.
3. Formelgenerering til budgetter
Scenarie: Du har faktiske tal i kolonne D og budgetterede tal i kolonne E for hver måned. Du skal beregne afvigelser og fremhæve de måneder, der er ude af kurs.
Sådan gør du:
Åbn Gemini-sidebjælken og skriv:
Skriv en formel der beregner den procentuelle afvigelse mellem faktisk (kolonne D) og budget (kolonne E). Formlen skal vises i kolonne F. Skriv også en regel til betinget formatering, der markerer rækker i rødt, hvor afvigelsen er over 10% i enten retning.
Gemini returnerer to ting: selve formlen og en trin-for-trin vejledning til at sætte betinget formatering op. Et eksempel på, hvad du kan få:
Formel til F2:
=(D2-E2)/E2
Formatér kolonnen som procent. Træk formlen ned.
Betinget formatering:
- Markér kolonne F
- Gå til Formater → Betinget formatering
- Vælg "Tilpasset formel"
- Indsæt:
=ABS(F2)>0,1 - Vælg rød baggrundsfarve
Gemini skriver formlen og forklarer opsætningen. Du kopierer ind og justerer. Færdig.
De fejl, du skal undgå
AI-assisteret dataanalyse i regneark er ikke magi. Der er tre klassiske fælder:
Uklare instruktioner giver uklare svar. Hvis du skriver "analysér mine data", får du noget vagt. Jo mere specifik din prompt er, hvad angår kolonner, ønsket format og antal ord i svaret, jo bedre bliver resultatet. Sammenlign disse to:
- Dårlig prompt: "Analysér kolonne B"
- God prompt: "Læs teksten i kolonne B og afgør om tonen er positiv, neutral eller negativ. Svar med ét ord: Positiv, Neutral eller Negativ."
Den gode prompt er ikke sværere at skrive. Den kræver bare, at du ved hvad du vil have ud af det.
Tjek altid de første fem resultater manuelt. Gemini er hurtig, men den kan misforstå kontekst, særligt hvis dine data er ustrukturerede eller bruger intern jargon. Kør en stikprøve, inden du stoler blindt på 500 rækker. Det tager et minut og kan spare dig for en pinlig fejl i ledelsesrapporten.
Store datasæt kræver tydelig struktur. Sørg for, at dine kolonneoverskrifter er beskrivende. "Kol_A" siger AI'en ingenting. "Leverandørnavn" siger alt. God datahygiejne er halvdelen af arbejdet, når du vil automatisere regneark med AI.
Sådan kommer du fra nul til første resultat
Du behøver ikke lave hele din dataanalyse om på én gang. Start med én kedelig opgave: én ting du gør manuelt hver uge, som tager mere end 30 minutter.
En konkret plan for de næste 20 minutter:
- Åbn et regneark du kender godt
- Identificér én kolonne med fritekst eller én beregning du laver manuelt
- Åbn Gemini-sidebjælken (lyn-ikonet øverst til højre i Sheets)
- Beskriv præcist hvad du vil have. Brug promptstrukturen fra eksemplerne ovenfor
- Se hvad du får. Justér. Kør igen.
Første forsøg tager måske fem minutter og virker halvt. Andet forsøg med en bedre prompt tager to minutter og virker helt. Det er sådan vanen bygges.
Måske er næste skridt at forbinde data med Google Drev, eller måske er det blot at rydde op i et rodet regneark, så Gemini har noget ordentligt at arbejde med. Uanset hvad: de fleste der prøver det én gang, finder hurtigt en anden opgave at sætte i gang umiddelbart efter.
Ofte stillede spørgsmål
Bruno Poulsen er partner i Poulsen & Vinding, et konsulenthus der hjælper danske virksomheder og styrelser med at tage generativ AI i brug i den daglige drift. Han er senior underviser hos Bigum&Co gennem 10+ år og har siden 2023 stået bag AI-implementeringer, foredrag og workshops for blandt andre Lægemiddelstyrelsen, GS1 Danmark, Bornholms Højskole og 30+ bornholmske SMV’er via Business Center Bornholm. Skriver om praktisk anvendelse af AI-værktøjer, prompt engineering og hvordan ledelser kommer i gang mandag morgen kl. 08.00.
