Content Repurposing 101: Sådan spytter du måneders indhold ud på minutter med NotebookLM

Ifølge en HubSpot-undersøgelse genbruger 46% af virksomheder deres eksisterende materiale, men kun 12% bruger AI til opgaven. Du behøver ikke skrive alt fra bunden. Her er fem copy-paste prompts, der forvandler ét dokument til en måneds kommunikation, med konkrete eksempler på, hvad du faktisk får ud af det.

Fem workflows:

• Det interne nyhedsbrev: Tunge rapporter → letlæselige opdateringer til kollegaerne
• SoMe-opslag: Faglige whitepapers → LinkedIn-indhold til IT-chefer
• Kursus-opfølgning: Rå evalueringer → tre handlingsorienterede lederemails
• Onboarding-guide: Spredt undervisningsmateriale → pædagogisk dag-for-dag-manual
• Q&A og support: Komplekse strategier → færdige svar til lederens kommunikationsmail

Hvorfor standardtilgangen fejler

De fleste kopierer tekst ind i ChatGPT og beder den "skrive noget spændende". Resultatet er generisk, fordi modellen blander egne antagelser ind.

Google NotebookLM løser det anderledes: du uploader dit dokument, og modellen svarer kun ud fra den uploadede viden. Det gør det velegnet til offentlige styrelser og virksomheder, hvor fakta skal være præcise. For at få det optimale ud af systemet kan du læse Knæk læringskurven: Sådan mestrer du 'Teach Back'-metoden med NotebookLM.

5 skabeloner til hurtig indholdsproduktion

Prompt 1: Fra tung rapport til internt nyhedsbrev

Dokumenter på 40+ sider bliver sjældent læst. Brug denne prompt til at koge essensen ned til noget, travle kollegaer faktisk åbner.

Kopier denne prompt direkte ind i NotebookLM:

"Læs det vedhæftede dokument. Skriv et kort og engagerende indlæg til vores interne nyhedsbrev. Målgruppen er travle medarbejdere, der ikke har tid til at læse hele rapporten. Fremhæv de 3 vigtigste konklusioner i bulletpoints og hold tonen professionel men uformel. Afslut med en opfordring til at læse mere på intranettet."

Sådan ser outputtet ud i praksis:

Upload Digitaliseringsstyrelsens årsrapport på 52 sider. NotebookLM returnerer:

📋 Nyt fra årsrapporten – det vigtigste i korte træk

Hej alle,

Vi ved, I har travlt. Her er de tre ting fra årsrapporten, I faktisk behøver at kende til:

• Vores sagsbehandlingstid er faldet med 18% – det mærker borgerne allerede.
• Den nye selvbetjeningsløsning er nu brugt af 74.000 borgere – langt over målet.
• Vi mangler stadig at løse flaskehalsen i klagebehandlingen. Det arbejder ledelsen aktivt på.

Vil du læse hele rapporten? Find den på intranettet under "Årsrapporter 2024".

Fra 52 sider til et nyhedsbrev, der faktisk bliver læst. Tid brugt: under ét minut.

Prompt 2: Fra fagligt notat til LinkedIn-opslag for IT-chefer

Kopier denne prompt direkte ind i NotebookLM:

"Tag udgangspunkt i notatet. Skriv et LinkedIn-opslag målrettet IT-chefer i danske virksomheder. Opslaget skal starte med et spørgsmål, der fanger deres opmærksomhed omkring datasikkerhed. Opsummér kerneproblemet fra teksten og præsenter vores løsning. Maksimalt 150 ord."

Sådan ser outputtet ud i praksis:

Upload et internt notat om jeres nye GDPR-compliance-løsning. NotebookLM skriver:

Vidste du, at 6 ud af 10 databrud i 2023 skyldtes manglende adgangsstyring – ikke hackerangreb?

Det er præcis den risiko, vi arbejdede med at eliminere, da vi implementerede vores nye identitetsstyringssystem tidligere i år.

Resultatet: Alle 340 medarbejdere har nu rollebaseret adgang. Ingen deler passwords. Og vores compliance-team bruger 4 timer mindre om ugen på manuel kontrol.

Teknologien er ikke raketvidenskab. Men den kræver en klar strategi fra start.

Hvad er din største udfordring med adgangsstyring lige nu? Skriv det i kommentarfeltet – jeg svarer på alle.

#datasikkerhed #GDPR #ITledelse

150 ord. Klar hook. Konkret problem. Opfordring til dialog. Hvis du vil bevare din personlige stemme i outputtet, kan du læse Fra idé til færdigt opslag: Bevar din personlige stemme på sociale medier med AI.

Prompt 3: Kursus-evaluering bliver til tre interne opfølgningsemails

Evalueringsindsigter strander typisk i et regneark. Denne prompt omdanner dem til ledelseshandling, tre emails klar til afsendelse.

Kopier denne prompt direkte ind i NotebookLM:

"Læs den vedhæftede kursus-evaluering. Skriv tre interne opfølgningsemails til afdelingslederne.

Mail 1: Sendes dagen efter kurset med en kort tak og overordnet opsummering af stemningen.
Mail 2: Sendes en uge efter med fokus på de 2 største praktiske udfordringer, medarbejderne nævnte.
Mail 3: Sendes en måned efter for at spørge ind til, om de nye værktøjer bruges i driften.

Tonen skal være støttende og handlingsorienteret."

Sådan ser outputtet ud i praksis:

Upload evalueringsskema fra et lederkursus med 45 svar. NotebookLM skriver alle tre mails færdige:

Mail 1 – sendes dagen efter:

Emne: Tak for i går – her er det, I sagde

Tak for, at du og dine medarbejdere deltog i gårsdagens kursus. Stemningen var generelt positiv – 82% vurderede dagen som "god" eller "meget god". Den enkeltting, flest fremhævede som værdifuld, var øvelsen med prioriteringsmatrixen. Den vender vi tilbage til næste uge.

Mail 2 – sendes en uge efter:

Emne: To udfordringer I nævnte – her er vores plan

Vi ser to udfordringer, der gik igen på tværs af afdelinger:
1. Mange oplever, at der ikke er tid til at bruge de nye metoder i dagligdagen.
2. Usikkerhed om, hvornår man bruger prioriteringsmatrixen vs. den eksisterende procesmodel.

Vi arbejder på en kort guide til punkt 2. klar inden udgangen af ugen. Hvad angår tid: sæt 30 minutter af på næste teammøde til at afprøve én metode sammen.

Mail 3 – sendes en måned efter:

Emne: Bruger I det, I lærte?

Tre hurtige spørgsmål: svar inden fredag, det tager under 2 minutter:

• Har dit team brugt prioriteringsmatrixen siden kurset?
• Hvad virker? Hvad virker ikke?
• Er der noget, vi skal følge op på?

Tre emails. Klar til at sende. Skrevet ud fra jeres egne data.

Prompt 4: Undervisningsmateriale bliver til onboarding-guide

Du er HR-chef og skal onboarde 12 nye medarbejdere. I har masser af manualer, men ingen samlet plan.

Kopier denne prompt direkte ind i NotebookLM:

"Brug de vedhæftede manualer og personalepolitikker. Omdan materialet til en letlæselig onboarding-guide for nye medarbejdere. Opdel guiden i 'Dag 1', 'Dag 2' og 'Dag 3'. For hver dag skal du liste de 3 vigtigste ting, medarbejderen skal læse og forstå. Sorter den mest forretningskritiske viden først."

Sådan ser outputtet ud i praksis:

Upload IT-sikkerhedspolitik, personalehåndbog og velkomstpjece. NotebookLM skriver:

🗓 Dag 1 – Det du skal kende fra dag ét

1. IT-adgang og passwords – Læs IT-sikkerhedspolitikken s. 3-5. Du må ikke dele dit password med nogen, heller ikke din nærmeste leder.
2. Din arbejdstid og fleksibilitet – Personalehåndbogen s. 8 forklarer reglerne for hjemmearbejde og fleksible mødetider.
3. Hvem ringer du til, hvis noget går galt? – Find kontaktlisten bagerst i velkomstpjecen. Gem den på din telefon nu.

🗓 Dag 2 – Forstå kulturen og processerne

1. Sådan kommunikerer vi – Teams til daglig dialog, email til formelle henvendelser. Se personalehåndbogen s. 12.
2. Møderegler – Alle møder har en dagsorden 24 timer i forvejen. Du forventes at forberede dig.
3. Din prøveperiode – Hvad forventes der af dig i de første 3 måneder? Læs s. 15-16 i personalehåndbogen.

🗓 Dag 3 – Din rolle i helheden

1. Vores strategi i korte træk – Virksomheden arbejder mod tre mål i 2025. Find dem i velkomstpjecen s. 4.
2. Sådan rapporterer du opad – Forstå rapporteringslinjen fra start.
3. Din første opgave – Hvad forventer din leder, at du har leveret inden udgangen af uge 1?

Fra tre spredte dokumenter til én guide, som nye medarbejdere faktisk kan bruge.

Prompt 5: Fra strategiplan til Q&A

Lange strategier skaber spørgsmål. Kom på forkant ved at lade AI skrive svarene på forhånd, så afdelingslederne har dem klar til dialogmøderne.

Kopier denne prompt direkte ind i NotebookLM:

"Læs den nye strategiplan. Identificer de 5 spørgsmål, som medarbejderne med størst sandsynlighed vil stille til de nye ændringer. Skriv et tydeligt og beroligende svar til hvert spørgsmål, som afdelingslederne kan bruge i deres kommunikation."

Sådan ser outputtet ud i praksis:

Upload jeres nye 3-årige strategi med organisationsændringer. NotebookLM genererer:

❓ Spørgsmål 1: Betyder det her, at vi bliver færre ansatte?
Nej. Strategien beskriver ingen planer om reduktioner. To teams fusionerer, men alle medarbejdere fortsætter i nye roller.

❓ Spørgsmål 2: Hvornår sker ændringerne?
Fase 1 starter 1. februar. Du hører fra din leder senest [dato] om, hvad det konkret betyder for dig.

❓ Spørgsmål 3: Hvem bestemmer, hvem der ryger i hvilken afdeling?
Det afklares i januar. Input fra medarbejderne indgår. Der er planlagt individuelle samtaler i uge 3.

❓ Spørgsmål 4: Ændrer det min løn eller mine arbejdsopgaver?
Lønnen ændres ikke. Arbejdsopgaverne kan justeres, det afklares i din individuelle samtale.

❓ Spørgsmål 5: Hvad hvis jeg ikke synes, det er en god idé?
Din mening tæller. I februar åbner vi en medarbejdersurvey, og der er sat dialogmøder op i alle afdelinger.

Fem svar, klar til at kopiere ind i lederens kommunikationsmail eller sætte op på intranettet. For ensartet sproglig tone på tværs af output kan du læse Erobr din brand-identitet: Sådan skaber du den perfekte System Prompt og Tone-of-Voice.

De 5 prompts kort fortalt

Vælg den prompt, der passer til dit næste dokument, og tilpas målgruppe og tone efter behov. Ét eksisterende dokument kan med de rette instruktioner blive til fem forskellige kommunikationsprodukter, målrettet præcis de mennesker, de skal ramme.

Bruno Poulsen

Bruno Poulsen er partner i Poulsen & Vinding, et konsulenthus der hjælper danske virksomheder og styrelser med at tage generativ AI i brug i den daglige drift. Han er senior underviser hos Bigum&Co gennem 10+ år og har siden 2023 stået bag AI-implementeringer, foredrag og workshops for blandt andre Lægemiddelstyrelsen, GS1 Danmark, Bornholms Højskole og 30+ bornholmske SMV’er via Business Center Bornholm. Skriver om praktisk anvendelse af AI-værktøjer, prompt engineering og hvordan ledelser kommer i gang mandag morgen kl. 08.00.