Din sagsbehandler sidder igen over tid fredag eftermiddag for at tygge sig igennem bunken af tunge referater og akter. Mange regner med, at indførslen af ny teknologi i styrelser og kommuner primært handler om at spare penge. Sandheden er, at det i højere grad handler om at redde medarbejdernes overskud og fjerne den mentale støj. For at lykkes kræver det dog mere end bare et udleveret login til en chatbot. Det kræver en helhedsorienteret tilgang, som du kan læse mere om i vores overordnede guide til AI i den offentlige Sektor: Strategi og Tryg Implementering. Her ser vi konkret på, hvordan I kan bruge kunstig intelligens til at fjerne hverdagens friktion og give arbejdsglæden et mærkbart løft.
Indholdsfortegnelse
- Farvel til det drænende rugbrødsarbejde
- Teknologien som skjold mod overarbejde
- Tre trin til at skabe tryghed i forvaltningen
- Mennesket er stadig den vigtigste ressource
Farvel til det drænende rugbrødsarbejde
Den reelle gevinst ved AI er ikke hastighed. Det er at fjerne de mest trivielle og demotiverende opgaver fra skrivebordet. God trivsel opstår netop der, hvor maskinen overtager rutinerne, så mennesket kan fokusere på borgere, faglighed og komplekse vurderinger.
Forestil dig IT-chefen i en mellemstor kommune, der skal implementere en ny digital borgerservice. Du kan læse mere om, hvordan AI kan transformere og strømline disse processer, i guiden til Fremtidens Borgerservice. Førhen brugte afdelingen ugevis på at gennemskrive lange, tekniske vejledninger for at gøre dem forståelige for den almindelige borger. I dag fodrer de en sikker sprogmodel med den tekniske tekst og beder den skrive et første udkast i øjenhøjde. Det ændrer ugers tungt skrivearbejde til få timers redigering.
Sådan kan instruktionen til sprogmodellen se ud i praksis:
"Du er en erfaren kommunikationsmedarbejder i en dansk kommune. Jeg giver dig en teknisk vejledning skrevet til sagsbehandlere. Omskriv den til en borgervendt tekst. Sproget skal være enkelt og direkte, uden fagtermer. Brug aktive sætninger. Behold alle faktuelle oplysninger præcist som de er."
Resultatet er klart: medarbejderne føler sig mindre som tekst-robotter og mere som de fagpersoner, de er uddannet til at være.
Teknologien som skjold mod overarbejde
Klokken er 15:30, og du mangler at samle op på tre lange møder inden weekenden. Her kan du aktivt bruge værktøjerne til at skære toppen af arbejdspresset. Tænk på AI som en super-hurtig praktikant: ivrig og arbejdsom, men uden nogen forudgående kendskab til din organisation, før du fortæller den det.
For at få et brugbart resultat i første forsøg skal du give systemet klare rammer. Prøv disse to instruktioner næste gang du skal lande et mødereferat eller forberede en sagsfremstilling:
Til mødereferater:
"Du er nu en erfaren og præcis referent i en offentlig styrelse. Jeg indsætter mine uredigerede noter fra et afdelingsmøde. Din opgave er at strukturere dem til et formelt referat. Fremhæv beslutninger og fordel handlingspunkter med navne og deadlines. Sproget skal være professionelt, objektivt og letlæseligt."
Til at sammenfatte lange sagsakter:
"Du er sagsbehandler i en dansk forvaltning. Jeg giver dig en akt på flere sider. Opsummer de centrale faktuelle oplysninger i tre til fem punkter. Angiv hvilke beslutninger der stadig mangler at blive truffet, og hvilke lovparagraffer der er relevante. Undlad at fortolke eller vurdere. Hold dig til det, der faktisk står i teksten."
Når du bruger teknologien som et filter mellem dig og bunken af ustrukturerede informationer, overlader du grovarbejdet til maskinen, går hjem til tiden, og referatet ligger klart i indbakken.
Tre trin til at skabe tryghed i forvaltningen
80 procent af succesen med ny teknologi handler om mennesker og kultur. Ingen medarbejder tør bruge et værktøj til at effektivisere sin hverdag, hvis vedkommende er bange for at begå fejl eller lække følsomme personoplysninger. En dybdegående vejledning til netop dette finder du i guiden til Sikker AI i det offentlige.
Løsningen er ikke at undgå teknologien, men at opstille klare, forståelige rammer. Her er tre trin der virker i praksis:
Trin 1: Lav en godkendt værktøjsliste og gør den synlig
Udarbejd en simpel oversigt over, hvilke AI-systemer der er godkendte til hvilke opgaver. Skeln eksplicit mellem systemer der må bruges til intern sagsbehandling uden persondata, og systemer der aldrig må modtage borgernes oplysninger. Hæng den op i fællesrummet og læg den på intranettet. Når medarbejderen kan slå det op på 30 sekunder, forsvinder usikkerheden.
Trin 2: Byg en intern "det er okay at prøve"-kultur
Aftal med ledelsen at de første tre måneder er en eksperimentperiode. Fejl logges og deles åbent som læring, ikke som brud. Det konkrete signal: Hold et månedligt kvarter på tavlemødet, hvor én medarbejder deler én ting AI hjalp med. og én ting der ikke virkede. Det normaliserer brugen og fjerner skammen ved at prøve sig frem.
Trin 3: Giv alle én specifik opgave at starte med
Undgå den åbne invitation "prøv det bare". Den skaber lammelse. Vælg i stedet én konkret, lav-risiko opgave som hele afdelingen starter med. Fx at lade AI skrive første udkast til interne mødereferater. Når alle har gjort det én gang med det samme værktøj til det samme formål, bliver erfaringsdelingen meningsfuld.
Har I brug for at strukturere snakken internt, finder I konkrete metoder i vejledningen om Pædagogisk AI-oplæring: Få medarbejderne med på den digitale bølge uden frygt.
Mennesket er stadig den vigtigste ressource
Hele idéen med at omfavne disse værktøjer er at skabe mere tid til alt det, der kræver menneskelig indsigt. Maskinen kan skrive et referat, men den kan ikke vurdere en borgers komplekse livssituation.
Da vi hos Poulsen & Vinding underviste medarbejdere fra Lægemiddelstyrelsen, en indsats du kan læse mere om i vores case om Lægemiddelstyrelsen. var omdrejningspunktet at oversætte avanceret teknologi til praktiske byggeklodser med respekt for strenge sikkerhedskrav og GDPR. Når man fjerner frygten og bygger kompetencerne op indefra, opstår der et markant skift i kulturen: frustration over evigt bagud-arbejde forsvinder og bliver erstattet af luft i kalenderen.
Det konkrete næste skridt er enkelt: Identificér én opgave i din afdeling, der gentager sig ugentligt og kræver mere tid end den burde. Det er præcis dér, AI giver mest tilbage.
Ofte stillede spørgsmål
Bruno Poulsen er partner i Poulsen & Vinding, et konsulenthus der hjælper danske virksomheder og styrelser med at tage generativ AI i brug i den daglige drift. Han er senior underviser hos Bigum&Co gennem 10+ år og har siden 2023 stået bag AI-implementeringer, foredrag og workshops for blandt andre Lægemiddelstyrelsen, GS1 Danmark, Bornholms Højskole og 30+ bornholmske SMV’er via Business Center Bornholm. Skriver om praktisk anvendelse af AI-værktøjer, prompt engineering og hvordan ledelser kommer i gang mandag morgen kl. 08.00.
