Din HR-chef sidder med 12 nye medarbejdere, der skal onboardes på tre måneder, og mængden af personalepolitikker, manualer og retningslinjer føles uoverskuelig. Det er præcis her, en digital assistent giver mening i hverdagen. Hvis du endnu ikke kender til Googles tænkende notesbog, får du her den praktiske opskrift på at komme i gang. Vi tager det helt fra bunden med et konkret fokus på at frigive tid, så du kan bruge systemet produktivt allerede på mandag.
Indholdsfortegnelse
- Sådan logger du ind og starter op
- Upload dine kilder og byg dit vidensgrundlag
- Tag en samtale med dine dokumenter
- Gem de bedste svar som noter
Sådan logger du ind og starter op
Det kræver ingen teknisk snilde at tage det første skridt. Sådan gør du:
- Åbn din browser og gå til notebooklm.google.com.
- Log ind med din Google-konto. Det er den samme konto, du bruger til Gmail eller Google Drev. Har du ikke en, opretter du den gratis på accounts.google.com.
- Klik på "New Notebook" (den store knap med et plustegn øverst til venstre på startsiden).
- Giv notesbogen et navn. Klik på den autogenererede titel øverst og skriv noget, der giver mening for din opgave, f.eks. "Onboarding 2026", "Årsregnskab" eller "Nye retningslinjer".
Tænk på selve notesbogen som et tomt ringbind, du netop har købt. Lige nu er det blankt, men du skal til at fylde det med papirer. Hvert projekt får sit eget ringbind, så du altid kan finde tilbage.
Upload dine kilder og byg dit vidensgrundlag
En tom notesbog kan ingenting, da den mangler viden. Derfor er næste fase at uploade dine kilder. En kilde er helt simpelt bare et dokument. Sådan tilføjer du dem:
- Klik på "Add source" (plusknappen i kildepanelet til venstre).
- Vælg kildetypen. Du kan uploade fra din computer (PDF, Word, tekstfil), indsætte et link til en hjemmeside, linke til en fil i Google Drev, eller kopiere ren tekst direkte ind.
- Gentag for alle relevante dokumenter. Du kan tilføje op til 50 kilder pr. notesbog, og hver kilde kan fylde op til 500.000 ord.
- Vent et øjeblik. Når du har uploadet, bruger systemet typisk 10-30 sekunder på at læse og indeksere dokumentet. Du kan se en lille statusindikator, og når kilden vises med et flueben, er den klar.
Tag HR-chefen fra indledningen som eksempel. Hun uploader personalehåndbogen (PDF), IT-sikkerhedspolitikken (Word), den interne guide til tidsregistrering (Google Doc) og linket til virksomhedens feriereglement på intranettet. Nu har notesbogen læst og forstået netop disse specifikke dokumenter.
Det vigtige: Systemet kigger ikke på resten af internettet. Det forholder sig strengt til de filer, der er lagt i ringbindet. Det lukkede kredsløb giver en enorm tryghed, fordi du kan opretholde høj datasikkerhed og GDPR-compliance, selvom du fodrer notesbogen med interne forretningsdokumenter.
Tag en samtale med dine dokumenter
Nu kommer det punkt, hvor teknologien for alvor sparer dig tid. Du kan begynde at stille spørgsmål direkte til de dokumenter, du lige har uploadet. Mange har prøvet at skrive med en AI før, men her er funktionen radikalt anderledes afgrænset: svaret kommer kun fra dine egne kilder. Det er en vigtig forskel fra ChatGPT.
Nederst i skærmbilledet finder du et chatfelt. Det er her, du skriver dine spørgsmål og instruktioner. To ting afgør, om du får et brugbart svar:
1. Vær konkret. Maskinen gætter ikke. Den gør, hvad du beder den om. Sammenlign disse to spørgsmål:
❌ Vagt: "Fortæl mig om onboarding."
✅ Konkret: "Lav en tjekliste over alle de ting, en ny medarbejder skal gennemføre i de første 14 dage ifølge personalehåndbogen. Inkluder deadlines og ansvarlig afdeling for hvert punkt."
2. Bed om et bestemt format. Du kan bede om punktlister, tabeller, opsummeringer på tre linjer eller fulde udkast. Eksempel:
"Opsummér IT-sikkerhedspolitikken i fem korte punkter, som en ny medarbejder uden teknisk baggrund kan forstå."
Systemet scanner nu lynhurtigt dine uploadede filer og bygger et svar baseret udelukkende på din egen dokumentation. Hvert svar indeholder små kildecitater (markeret med tal i firkantede parenteser), så du kan klikke dig ind og verificere, præcis hvor informationen stammer fra.
Prøv det selv med disse startspørgsmål til en onboarding-notesbog:
- "Hvilke formularer skal en ny medarbejder udfylde inden første arbejdsdag?"
- "Hvad siger vores feriereglement om optjening i det første ansættelsesår?"
- "Skriv en velkomstmail til en ny medarbejder, der starter den 1. august. Brug informationerne fra personalehåndbogen og IT-sikkerhedspolitikken."
En opgave som velkomstmailen, der typisk tager 30-45 minutter med copy-paste og omskrivning, kan klares på under fem minutter.
Gem de bedste svar som noter
Når systemet giver dig et skarpt og brugbart svar, skal du undgå at lade det gå tabt i selve chatvinduet. Sådan gemmer du det:
- Hold musen over det svar, du vil beholde. En lille tegnestift-ikon dukker op i øverste højre hjørne af svaret.
- Klik på tegnestiften. Svaret bliver nu kopieret over som en permanent note i notepanelet til højre i din notesbog.
- Redigér noten hvis nødvendigt. Du kan klikke ind i den gemte note og tilpasse teksten, tilføje overskrifter eller slette afsnit, der ikke er relevante.
- Gentag for alle vigtige svar. Over tid bygger du en kurateret samling af de mest værdifulde output.
Det er utrolig praktisk, når du arbejder med komplekse opgaver over flere dage. Tænk på HR-chefen, der i løbet af en uge stiller 30 forskellige spørgsmål til onboarding-materialet. Uden noter drukner de gode svar i chathistorikken. Med noter har hun en samlet oversigt over tjeklisten, velkomstmailen, IT-vejledningen og ferieopsummeringen, klar til at blive delt med teamet eller brugt som udgangspunkt for næste onboarding-runde.
Bonus: Du kan også markere tekst i en gemt note og bruge den som udgangspunkt for nye spørgsmål. Markér f.eks. tre punkter i din tjekliste og skriv: "Uddyb disse tre punkter med konkrete handlingsanvisninger." Så bygger du gradvist dine noter op fra overblik til detalje.
De fire trin tager under ti minutter, og du har et fungerende system:
- Log ind på notebooklm.google.com
- Opret en notesbog og upload dine dokumenter
- Stil konkrete spørgsmål i chatfeltet
- Gem de bedste svar som noter med tegnestiften
Start med én konkret opgave. Måske er det onboarding-materialet, måske er det næste kvartals tilbudsudkast. Pointen er at begynde småt og mærke forskellen med det samme.
