Hvad er den primære forskel på en intern AI-politik og interne AI-retningslinjer?

En AI-politik etablerer de overordnede principper og den lovmæssige ramme for ansvarlig AI-brug i organisationen, rettet mod ledelse og compliance. Interne AI-retningslinjer oversætter disse principper til konkrete daglige anvisninger for den enkelte medarbejder om, hvad de må og ikke må, og hvordan de skal agere i tvivlstilfælde. Politikken er trafikloven, mens retningslinjerne er færdselstavlerne.

Hvilke datatyper er kritiske at undgå i offentlige AI-tjenester ifølge interne retningslinjer?

Det er afgørende at undgå at indtaste personhenførbare data som CPR-numre, patientdata og personaleoplysninger i offentlige AI-tjenester. Interne budgettal, uafsluttede afgørelser eller andre data, der kan identificere borgere eller kunder, må heller ikke anvendes. Dette sikrer beskyttelse af følsomme oplysninger og overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.

Hvordan bør man deklarere AI-genereret indhold, alt efter om det er til intern eller ekstern brug?

Til intern brug, som notater eller referater, er deklarering typisk ikke nødvendig, men indholdet skal altid faktatjekkes. Ved ekstern kommunikation som mails til kunder skal indholdet gennemlæses og redigeres grundigt, da medarbejderen står som afsender og hæfter for det. Publiceret indhold, som artikler eller opslag på sociale medier, skal deklareres tydeligt med en angivet standard, f.eks. "AI-assisteret".

Hvorfor er det vigtigt at udpege en specifik kontaktperson for spørgsmål om AI-brug i retningslinjerne?

En navngiven kontaktperson sikrer, at medarbejdere hurtigt og nemt kan få afklaret tvivlsspørgsmål, hvilket forhindrer usikkerhed og potentielle fejl. Uden en klar kontaktperson risikerer man handlingslammelse eller uautoriseret brug af AI-værktøjer. Det understreger organisationens engagement i at støtte og guide medarbejderne i korrekt AI-brug.

Hvad karakteriserer effektivt sprogbrug i interne AI-retningslinjer for medarbejdere?

Effektivt sprogbrug i AI-retningslinjer er konkret, letforståeligt og formuleret i et sprog, der giver mening for den daglige medarbejder, ikke for jurister. Det bør undgå juridiske termer og i stedet bruge hverdagssprog og direkte anvisninger. Målet er, at selv en ny medarbejder uden teknisk baggrund kan følge reglerne uden fortolkning.

Hvor ofte bør en virksomheds interne AI-retningslinjer revideres?

Interne AI-retningslinjer bør revideres regelmæssigt for at sikre, at de forbliver relevante og dækkende i et hurtigt udviklende AI-landskab. Det anbefales typisk at gennemgå og opdatere retningslinjerne mindst hvert halve år. Dette hjælper med at indarbejde nye teknologier, ændringer i lovgivningen og læring fra praktisk brug.

Hvordan kan en organisation sikre, at medarbejderne rent faktisk implementerer de interne AI-retningslinjer i hverdagen?

Det kræver mere end blot et dokument; det handler om at skabe nye vaner og praktisk erfaring. Organisationen bør tilbyde hands-on træning, hvor medarbejderne afprøver godkendte AI-værktøjer på reelle opgaver under vejledning. Regelmæssig dialog og mulighed for at diskutere gråzoner er afgørende for at forankre retningslinjerne i den daglige arbejdsgang.

Interne retningslinjer for AI-brug: sådan gør I politikken konkret

Begynder Checkliste 7 min læsning

Hovedpointer
En AI-politik og interne retningslinjer for AI er to forskellige dokumenter med hver sin modtager og hvert sit formål.
Retningslinjerne skal besvare tre spørgsmål: Hvilke data må aldrig ind? Hvornår skal AI-output deklareres? Hvem spørger man ved tvivl?
Gode retningslinjer er korte, konkrete og skrevet i et sprog, der giver mening for en sagsbehandler eller en sælger, ikke for en jurist.
En simpel tjekliste gør det muligt for medarbejderen at vurdere situationen selv, uden at ringe til IT hver gang.

Indholdsfortegnelse

Politik og retningslinjer: hvorfor det er to forskellige dokumenter
Tre spørgsmål dine retningslinjer skal besvare
Skriv retningslinjerne i medarbejderens sprog
Sådan ser en komplet retningslinje ud i praksis
Tjekliste: Er dine retningslinjer klar til brug?
Det svære er ikke dokumentet. Det er vanen.

Politik og retningslinjer: hvorfor det er to forskellige dokumenter

AI-politikken er jeres trafiklov. Den fastlægger principper: "Vi bruger AI ansvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning." Den er godkendt af ledelsen og henvender sig til bestyrelse, direktion og compliance-folk. Hvis du har brug for hjælp til at bygge selve politikken, har vi skrevet en guide til det: AI-politik: skabelon og eksempel til din organisation.

Retningslinjerne er færdselstavlerne. De fortæller den enkelte medarbejder, hvad hun må, hvad hun ikke må, og hvad hun skal gøre i gråzonen. Modtageren er ikke direktøren, men sagsbehandleren, marketingkoordinatoren og kundeservicemedarbejderen.

Blander du de to dokumenter, ender du med et 14-siders PDF, som ingen læser. Hold dem adskilt: politikken lever i kvalitetsstyringssystemet, retningslinjerne på intranettet, i onboarding-mappen og som opslag ved kaffemaskinen.

Tre spørgsmål dine retningslinjer skal besvare

Langt de fleste usikkerheder i hverdagen koger ned til tre ting. Besvarer retningslinjerne dem klart, har du løst 90 % af problemet.

1. Hvilke data må aldrig i en offentlig AI-tjeneste?

Vær så konkret, at en ny medarbejder på dag ét kan følge reglen uden fortolkning:

"Du må aldrig indtaste følgende i en offentlig AI-chatbot (f.eks. den gratis version af ChatGPT): CPR-numre, patientdata, personaleoplysninger, uafsluttede afgørelser, interne budgettal eller data der kan identificere en borger eller kunde. Er du i tvivl, så lad være og spørg din AI-kontaktperson (se punkt 3)."

Bemærk: "offentlig AI-chatbot" er bevidst valgt. Mange organisationer har enterprise-aftaler, hvor data håndteres anderledes. Retningslinjen skal skelne tydeligt mellem de to.

Den nemmeste form er en værktøjsliste i grøn, gul og rød, hvor grænsen går ved datatypen og ikke ved værktøjet: offentlige data må behandles i de almindelige værktøjer, jeres egne data kun i de værktøjer, der er aftale på, og personoplysninger kun hvor databehandleraftalen dækker det. Så bliver ingen regelbryder fra dag ét.

2. Hvornår skal AI-output deklareres?

Her er et eksempel på en gradueret formulering, der dækker de tre situationer, medarbejdere faktisk støder på:

Intern brug (referater, opsummeringer, notater): AI-assisteret indhold behøver ikke deklareres, men du er ansvarlig for at faktatjekke.
Ekstern kommunikation (mails til borgere/kunder, rapporter, afgørelser): Du skal altid gennemlæse og redigere. Indholdet sendes i dit navn, og du står på mål for det.
Publiceret indhold (artikler, pressemeddelelser, sociale medier): AI-brug deklareres efter jeres egen standard, og billeder, lyd og video, der ligner noget ægte, skal mærkes efter AI-forordningens (EU AI Act) artikel 50, gældende fra 2. august 2026.

3. Hvem spørger man ved tvivl?

Det her er det punkt, flest springer over. Og det vigtigste. En retningslinje uden en navngiven kontaktperson skaber handlingslammelse. Formuler det enkelt:

"Ved tvivl: Kontakt [Navn], [Titel], på [mailadresse]. Svartid: inden for én arbejdsdag. Du må hellere spørge én gang for meget end én gang for lidt."

En HR-chef, der skal onboarde 12 nye medarbejdere på tre måneder, har ikke tid til at lede efter den rigtige person. Giv hende ét navn og én mailadresse.

Skriv retningslinjerne i medarbejderens sprog

Hænder holder en enkel tjekliste, der symboliserer klare og konkrete interne retningslinjer for ai i et letforståeligt sprog.

"Personhenførbare data må ikke processeres i tredjeparts cloud-baserede inferenstjenester" er juridisk korrekt og praktisk ubrugelig. Skriv i stedet: "Du må ikke taste kunders navne, adresser eller CPR-numre ind i ChatGPT." Samme regel. Halvt så mange ord. Dobbelt så mange der forstår den.

Juristsprog	Medarbejdersprog
"AI-genereret output må ikke udgives uden menneskelig verifikation af indholdet."	"Klip aldrig direkte fra ChatGPT og ind i en mail til en kunde. Læs det igennem og ret til."
"Fortrolige personoplysninger må ikke behandles i uautoriserede tredjepartssystemer."	"Brug ikke den gratis ChatGPT til sager med kundeoplysninger. Brug [jeres eget system]."
"Medarbejderen er ansvarlig for at sikre AI-outputs overensstemmelse med gældende lovgivning."	"Hvis AI'en skriver noget, du sender videre: du hæfter for det, ikke AI'en."
"Brug af generativ AI skal dokumenteres i relevante sagssystemer."	"Har du brugt AI til et sagsnotat? Skriv 'AI-assisteret' øverst i dokumentet."

Test retningslinjerne på den medarbejder i organisationen, der er længst fra IT-afdelingen. Kan hun forstå dem uden opfølgende spørgsmål? Så er de gode nok.

Sådan ser en komplet retningslinje ud i praksis

Nedenfor er et eksempel på, hvordan en færdig retningslinje kan se ud for en konkret funktion, herunder kundeservice. Det er ikke en skabelon til copy-paste, men et billede af, hvad "konkret nok" faktisk betyder.

Retningslinjer for brug af AI-værktøjer. Kundeservice
Gælder fra: [dato] | Næste revision: [dato] | Spørgsmål: [navn og mail]

Hvad du må:

Bruge [virksomhedens godkendte AI-værktøj] til at lave udkast til svar på standardhenvendelser
Bruge AI til at opsummere lange e-mailtråde, inden du svarer
Bruge AI til at tjekke stavning og formulering i udgående mails

Hvad du ikke må:

Taste kundens navn, adresse, ordrenummer eller kontaktoplysninger ind i ChatGPT (den gratis version)
Sende et AI-genereret svar videre uden at læse det igennem
Bruge AI til at besvare klager, der involverer GDPR-anmodninger eller juridiske krav. Kontakt [navn] i stedet

Hvornår du skal deklarere:

Interne notater og referater: ingen deklarering nødvendig
Svar til kunder: du behøver ikke skrive "lavet med AI", men du skal have læst og godkendt indholdet
Indhold der publiceres (FAQ-sider, nyhedsbreve): skriv "AI-assisteret" i sagsnotatet

Ved tvivl:
Ring eller skriv til [Navn], [Titel], [mailadresse]. Svartid: samme arbejdsdag.

To tredjedele af en A4-side. Kort nok til at blive læst. Konkret nok til at blive fulgt.

Tjekliste: Er dine retningslinjer klar til brug?

Brug denne liste, når du gennemgår jeres udkast. Hvert punkt skal kunne besvares med ja.

Retningslinjerne er et selvstændigt dokument, adskilt fra AI-politikken
De er skrevet i et sprog, som ikke kræver juridisk baggrund at forstå
Der er en klar liste over datatyper, der aldrig må indtastes i offentlige AI-værktøjer
Der skelnes mellem offentlige og organisationens egne (enterprise) AI-værktøjer
Reglerne for deklarering af AI-output er beskrevet for både intern og ekstern brug
Der er en navngiven kontaktperson med mailadresse og forventet svartid
Retningslinjerne er tilgængelige, hvor medarbejderne faktisk arbejder (intranet, onboarding, opslag)
Dokumentet er kort nok til at blive læst (maks 2 sider)
Retningslinjerne er testet på mindst én ikke-teknisk medarbejder
Der er en dato for næste revision (anbefalet: hvert halve år)

Det svære er ikke dokumentet. Det er vanen.

Retningslinjer der ligger i en mappe på SharePoint ændrer ingen adfærd. Gør det konkret i stedet: sæt 30 minutter af på næste teammøde, hvor medarbejderne prøver et godkendt AI-værktøj af på en reel opgave. Inden for de rammer retningslinjerne sætter. Lad dem støde på gråzonerne, mens du er i rummet. Den samtale er mere værd end ethvert dokument. Og retningslinjerne er samtidig jeres dokumentation for indsatsen efter AI-forordningens artikel 4 om AI-færdigheder.

Et godt første skridt er at tage tjeklisten ovenfor frem og gå den igennem med den person i jeres organisation, der ejer AI-politikken. De huller, I finder, er præcis de steder, jeres medarbejdere i dag handler på mavefornemmelse.

Ofte stillede spørgsmål

Bruno Poulsen

Bruno Poulsen er partner i Poulsen & Vinding, et konsulenthus der hjælper danske virksomheder og styrelser med at tage generativ AI i brug i den daglige drift. Han har undervist hos Bigum&Co i mere end 10 år og har siden 2023 stået bag AI-implementeringer, foredrag og workshops for blandt andre Lægemiddelstyrelsen, GS1 Danmark, Bornholms Højskole og 30+ bornholmske SMV’er via Business Center Bornholm. Skriver om praktisk anvendelse af AI-værktøjer, prompt engineering og hvordan ledelser kommer i gang mandag morgen kl. 08.00.